La creación de estándares de software para la cadena de suministro en las empresas de carpintería puede reducir las barreras de entrada y flexibilizar todo el proceso de producción gracias a la automatización de las diferentes tareas. Alex Ochoa, Business Development Europa y Latam de Fenetech
Durante más de una década, la empresa Fenetech ha sido testigo de las ventajas de ofrecer a las empresas del sector soluciones eficientes en el campo del software, en el caso concreto de los fabricantes de ventanas con el programa Fenevision WEB, una herramienta de facturación y pedidos basada en la web y que habitualmente tiene como resultado un aumento de los pedidos de los clientes.
Paralelamente, a medida que se han ido integrando nuevas funciones en la web, los clientes han buscado nuevas soluciones con el fin de ser cada vez más competitivos, hasta el punto de que aquellos fabricantes de ventanas que no automatizan y actualizan su software terminan perdiendo oportunidades de negocio.
Todos los programas, formatos y aplicaciones se han visto afectados por los efectos de la pandemia en la cadena de suministro: los plazos de entrega se han ampliado, los productos son más difíciles de conseguir y el aumento de la demanda ha disparado los precios.
En este escenario, es posible que un departamento de compras dedique más tiempo a tratar de asegurar las materias primas que en el pasado. Es por eso que ahora es más importante que nunca buscar formas de optimizar y automatizar la cadena de suministro. El desarrollo de soluciones personalizadas para cada cliente y proveedor requiere mayores esfuerzos y costos, lo que genera obstáculos para la automatización.
“Automatizar y agilizar el proceso de órdenes de compra aumenta la eficiencia. Hace que el proceso general sea más fácil de documentar, capacitar, implementar y hacer cumplir”, dice Reed Ashmore, director de operaciones de Burris Windows en Carrollton, Texas.
En primer lugar, no debe llamar ni enviar correos electrónicos a los proveedores para reabastecer su inventario. Al enviar una orden de compra, el sistema ERP debe transmitir automáticamente esa información a su proveedor. De manera similar, sus proveedores deberían importar automáticamente esas órdenes de compra. Automatizar este proceso elimina las posibilidades de error humano y también reduce el tiempo requerido tanto por el personal de compras como por los representantes de servicio al cliente de sus proveedores.
Ahorrar tiempo ahorra dinero, y reducir los costos de los proveedores hoy puede retrasar un aumento de precios para la empresa en el futuro. Además, algunos proveedores ofrecen incentivos para que los clientes automaticen.
No automatizar también podría crear debilidades. “A lo largo de los años, he oído hablar de gerentes de compras establecidos que tienen memorizadas todas las necesidades de inventario del negocio, operando manualmente”, recuerda Ashmore. “Luego, en algún momento, escucho la historia en la que el gerente ha seguido adelante con todo el conocimiento de compras del negocio y luego se produce el caos”.
Situaciones como esa interrumpen cualquier negocio y pueden provocar escasez de inventario e interrupciones de la producción. La automatización de la cadena de suministro evita este riesgo.
Después de automatizar el proceso de órdenes de compra, el objetivo es hacer crecer esa automatización para permitir el flujo de toda la información crítica hacia arriba y hacia abajo en la cadena de suministro. Los niveles de inventario, los precios, los plazos de entrega y otros detalles clave se pueden compartir entre clientes y proveedores. La capacidad para ver esta información del proveedor directamente en su software de compras como un paquete ERP permiten tomar decisiones sin tener que contactar o visitar sitios web de diferentes proveedores.
“Al tener información relevante y precisa del proveedor disponible de inmediato, Burris puede tomar decisiones críticas sobre la gestión del inventario”, dice Ashmore. “Sin integración, Burris depende de llamadas, correos electrónicos y mensajes de texto que pueden confundirse y conducir a una estrategia de compra deficiente. A menudo observo nuestro negocio actual y lo comparo con los minoristas a gran escala, como Home Depot o Lowe’s, y sus proveedores, donde todos participan para hacer que la cadena de suministro sea lo más eficiente posible”.
Como señala Ashmore, los principales minoristas de la industria son ejemplos de cómo la automatización es necesaria para crecer. Es imposible operar a la inmensa escala de estos minoristas sin una estrecha integración con los proveedores. Individualmente, cualquier fabricante de ventanas no tiene el mismo tamaño que los principales minoristas y es posible que no pueda exigir este nivel de integración sólo a sus proveedores. Sin embargo, colectivamente, los fabricantes tienen el poder de influir en toda la industria para incorporar más automatización en sus cadenas de suministro.
Cuando se habla del desarrollo de la integración, es fácil ver todo lo que se ha avanzado. Ashmore recuerda el teléfono y la máquina de fax como métodos primarios de interacción en 1999, que finalmente evolucionaron a hojas de cálculo de Excel y luego a bases de datos, muchas de las cuales tenían requisitos de sistema individuales. Los fabricantes de toda la industria han aumentado la cantidad de datos exportados a los proveedores, así como los datos importados de los clientes. Sin embargo, el desarrollo de puntos de integración individuales para cada proveedor puede requerir un desarrollo personalizado y ser costoso. Los estándares de la cadena de suministro reducen los costos de integración. FeneTech ha estado trabajando con uno de estos estándares, FENml, que describe los flujos de datos y las transacciones entre los clientes y sus proveedores para la industria de ventanas. Ashmore reitera la importancia de estos estándares en la industria de la carpintería: “Los sistemas EDI están comenzando a admitir XML, o más importante, FENml, donde es posible admitir atributos y procesos de productos adicionales. La industria de ventanas podrá adoptar este tipo de estrategias EDI para finalmente avanzar a un ritmo más rápido. Cualquier cosa que promueva un entorno fluido no solo debe ser bienvenida, sino exigida, si no requerida”.
Es preciso observar los procesos actuales de una empresa para determinar cuánto tiempo se dedica a pedir productos y qué le quita más tiempo al personal de compras. Luego hay que comunicarse con los proveedores para determinar qué nivel de integración admiten.
Algunas buenas preguntas para empezar son: • ¿Pueden recibir órdenes de compra electrónicamente? • ¿Pueden responder con acuses de recibo de pedidos, albaranes y facturas en un formato de archivo electrónico? • ¿Admiten estándares? • ¿Pueden proporcionar otra información del producto, como precios, niveles de inventario y plazos de entrega? • ¿Ofrecen algún incentivo para automatizar el proceso de compra, como descuentos en los precios o mejores plazos de entrega? • ¿Ayudarán a cubrir los costos de incorporar esta integración en su paquete de software?
Estas conversaciones ayudarán a planificar una estrategia para la automatización de la cadena de suministro. Este proceso llevará tiempo, pero los beneficios valdrán la pena.
“Observo los modelos de integración utilizados por los principales actores como Home Depot, Lowe’s, Walmart y Amazon, y lo veo como un beneficio mutuo”, dice Ashmore. “El desarrollo y la inversión en sistemas y procesos de información por parte de estas empresas aumentan la eficiencia de sus operaciones. Estas ganancias están más allá de la comprensión de la mayoría de las empresas de nuestra industria en este momento”. “En el futuro, estoy seguro de que encontraremos que estas inversiones en tecnología y automatización se trasladarán a sistemas de software administrados por empresas con la ayuda de varias compañías de software”, continúa. “Será un largo viaje hasta que la mayoría de los proveedores y fabricantes de ventanas puedan adoptar una estrategia simplificada que nos lleve a todos en la dirección correcta”.
Con una integración avanzada, los sistemas ERP pueden mostrar información de proveedores, como niveles de existencias y precios, sin tener que abandonar el software. Los sistemas están pasando de usar formatos de archivo limitados como CSV y DAT a formatos más complejos como XML y FENml que pueden almacenar más información.